Un secrétariat médical IA, conçu autour de votre clinique.
Nous mettons en place un AI Employee qui prend en charge une partie du travail administratif de votre secrétariat : traiter les demandes validées, recueillir les bonnes informations, accompagner les demandes de rendez-vous et transmettre à votre équipe ce qui doit l'être.
- Demandes administratives
- Qualification selon vos règles
- Transfert à l'équipe
Un secrétariat débordé perd des patients sans le voir.
Ce n'est pas un problème de motivation. C'est un problème de volume et de temps disponible.
Questions répétitives
Horaires, tarifs indicatifs, accès, préparation : les mêmes questions occupent une grande partie de la journée.
Messages en attente
Les demandes reçues pendant les consultations restent sans réponse pendant des heures.
Informations incomplètes
Le nom, le motif administratif ou le moyen de recontacter le patient manquent souvent.
Relances oubliées
Sans suivi structuré, une partie des demandes n'aboutit jamais à un rendez-vous.
Impact opérationnel
- Moins de temps passé sur les demandes répétitives
- Des demandes structurées, prêtes à être traitées
- Une équipe concentrée sur les patients présents
- Moins de demandes laissées sans suite
Ce que Next Level Business construit pour votre secrétariat
Pas un chatbot générique : un système configuré sur vos connaissances validées, vos règles et vos outils.
Réponses aux questions validées
Le système répond uniquement à partir des informations que vous avez approuvées.
Qualification administrative
Il recueille les coordonnées et le motif administratif selon vos critères.
Demandes de rendez-vous
Il accompagne la demande, et la réservation lorsqu'un outil compatible est connecté.
Transfert et récapitulatif
Votre équipe reçoit un résumé structuré et reprend la main quand c'est nécessaire.
Récupération des demandes manquées pour les centres médico-esthétiques
Un workflow ciblé pour les appels hors horaires et les demandes en attente. Il peut recueillir les informations validées, appliquer vos règles de qualification et accompagner une prise de rendez-vous ou un transfert à l'équipe.
Pourquoi des prospects intéressés sont perdus
- — L'équipe est occupée avec les clients
- — Les réponses arrivent trop tard
- — Les conversations sont dispersées entre plusieurs canaux
- — Les informations utiles ne sont pas recueillies
- — La qualification n'est pas homogène
- — La relance n'a pas lieu
Ce que le workflow peut être conçu pour faire
- Traiter les demandes validées
- Comprendre l'intention du visiteur
- Recueillir les coordonnées et le soin recherché
- Qualifier la demande selon vos règles
- Structurer l'information pour votre équipe
- Accompagner les demandes de rendez-vous
- Orienter la demande vers la bonne personne
- Transférer à un humain si nécessaire
Conçu pour réduire les demandes manquées ou en attente. Il ne garantit pas que chaque prospect soit récupéré.
Un appui administratif, pas un acte médical.
Le Réceptionniste IA est conçu pour la communication administrative, le traitement des demandes, la qualification et les workflows liés aux rendez-vous. Il ne remplace pas les professionnels de santé.
- Aucun diagnostic ni recommandation de traitement
- Aucune prise en charge des urgences
- Aucune décision clinique
- Aucune donnée de santé sensible collectée lors du premier pilote
- Réservation et intégrations confirmées avant le déploiement
Une mise en place professionnelle, pas un accès à un logiciel.
Chaque projet commence par votre activité. Selon le périmètre validé, la mise en place peut inclure :
Découverte
- Votre activité et votre parcours client
- Les demandes entrantes et les points de blocage
- Vos outils et canaux actuels
- Vos critères de qualification
Cartographie des workflows
- Logique de traitement et de qualification
- Parcours de prise de rendez-vous
- Escalade vers l'équipe
- Collecte des données et relances
Configuration de l'AI Employee
- Connaissances validées par vous
- Règles de communication et d'escalade
- Scénarios de conversation
- Logique de qualification
Intégrations
- Google Sheets ou CRM
- Agendas et outils de réservation
- API et autres systèmes
- Lorsque prévu et techniquement possible
Tests et lancement
- Tests des conversations
- Validation des workflows et intégrations
- Contrôle qualité
- Mise en service maîtrisée
S'intègre à votre parcours de prise de rendez-vous.
Vous utilisez déjà un outil de réservation ou un agenda ? Nous analysons d'abord votre fonctionnement actuel, puis nous connectons le Réceptionniste IA via l'intégration autorisée adaptée.
Selon le périmètre du projet, l'intégration peut notamment concerner Google Calendar et, lorsqu'un accès autorisé est disponible, des plateformes telles que Doctolib.
Quel outil utilisez-vous aujourd'hui pour gérer vos rendez-vous ?
- Doctolib
- Google Calendar
- Calendly
- Un CRM
- Un logiciel de clinique
- Une autre plateforme
- Gestion manuelle
Google Calendar : si vous gérez réellement vos rendez-vous dans cet agenda, nous pouvons le connecter via son API autorisée. Selon le workflow validé et les autorisations, cela peut permettre la vérification des disponibilités, la création, la modification, le report et l'annulation de rendez-vous.
Doctolib : si votre configuration offre une API officielle, un connecteur, une intégration partenaire agréée ou une autre voie autorisée, nous pouvons étudier et réaliser la connexion dans le cadre de votre projet. Cet accès n'existe pas pour tous les comptes et n'est pas inclus automatiquement dans la mise en place de départ.
Nous ne créons jamais de réservations en parallèle de votre outil principal sans synchronisation correctement conçue et autorisée.
Conçu pour votre activité. Pas loué sur étagère.
Chaque AI Employee NLB est configuré autour de vos workflows, de vos échanges clients et de vos contraintes opérationnelles.
À partir de
1 200 $pour la mise en place
+ accompagnement et maintenance mensuels
Le périmètre et le tarif final dépendent notamment des canaux, des intégrations et des workflows nécessaires. 1 200 $ est un point de départ, pas un prix fixe.
Souvent proche du périmètre de départ
- Un canal principal
- Qualification des demandes
- Connaissances validées
- Google Sheets ou un workflow simple
Nécessite généralement une proposition plus large
- Intégration de réservation complexe
- CRM sur mesure
- Plusieurs canaux ou établissements
- Automatisation avancée ou API sur mesure
Accompagnement opérationnel mensuel
Pas un abonnement logiciel. Un service continu qui garde votre AI Employee juste et opérationnel. Selon votre projet, il peut couvrir :
- Suivi et maintenance
- Contrôle qualité
- Mises à jour validées des connaissances
- Optimisation des workflows et reporting
Les améliorations se font dans le périmètre convenu. Le montant mensuel figure dans votre proposition.
Nous comprenons d'abord votre fonctionnement, puis nous recommandons la mise en place la plus simple et crédible pour votre activité.
Questions fréquentes
Le secrétariat médical IA remplace-t-il ma secrétaire ?
Non. Il est conçu pour soulager l'équipe des tâches administratives répétitives et structurer les demandes. Les décisions et les échanges sensibles restent entre les mains de votre équipe.
Combien coûte la mise en place ?
Les projets démarrent à partir de 1 200 $ pour la mise en place, puis un accompagnement et une maintenance mensuels. Le montant final dépend des canaux, des intégrations, des workflows, du nombre de sites et des langues validés lors de la découverte. La proposition est établie après cet échange.
Pouvez-vous vous connecter à Doctolib ?
Une intégration avec Doctolib peut être étudiée, sous réserve d'un accès technique autorisé. Elle n'est pas incluse automatiquement dans la mise en place de départ. Si vous utilisez Google Calendar, une connexion via son API autorisée est possible. Nous confirmons toujours ce qui est réalisable avant le déploiement.
L'IA donne-t-elle des conseils médicaux ?
Non. Le système est limité à la communication administrative : demandes, qualification, rendez-vous et transfert à l'équipe. Aucun diagnostic, aucune recommandation de traitement, aucune prise en charge des urgences et aucune décision clinique. Les données de santé sensibles ne sont pas collectées lors du premier pilote.
Que se passe-t-il quand la demande dépasse le cadre prévu ?
Selon les règles définies avec vous, la demande est transmise à un membre de votre équipe, avec les informations déjà recueillies, pour qu'il reprenne la main.
Voyons ce que votre secrétariat pourrait déléguer.
Décrivez-nous votre organisation actuelle. Nous vous montrons ce qui peut être mis en place, et ce qui ne le peut pas.